Factura electrónica: publicado el reglamento para que los programas que usan los autónomos sean legales

Plazos y condiciones para adaptarse a los nuevos software certificados

El BOE-A-2024-22138 publicó este lunes la orden ministerial que recoge todas las condiciones que van a tener que cumplir los programas de facturación que usan los autónomos para ser legales y considerarse «certificados». Estos son los plazos que van a tener los negocios para adaptarse a la ley.

El Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó este lunes, tras más de tres años de espera, la Orden Ministerial que recopila los requisitos que van a tener cumplir todos los programas de facturación que utilizan los autónomos para ser considerados legales ante Hacienda y cumplir con la Ley Antifraude. Ahora que ya está en vigor la norma, ha empezado a correr el plazo que tendrán los negocios para desprenderse o actualizar sus antiguos softwares y adquirir uno que esté certificado y adaptado a las nuevas condiciones.

Esta nueva norma recopila no sólo las condiciones para los software, sino también otros aspectos vinculados, como por ejemplo los requisitos de la aplicación informática gratuita de facturación que ofrecerá Hacienda para la generación de los registros de facturación y consulta de las facturas,

Según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este medio, hasta ahora faltaba la publicación de esta orden para que los requisitos que ya estaban en el borrador y en la Ley antifraude fueran definitivos, «a expensas de otros pequeños cambios que puedan darse más adelante. Ahora, las condiciones que deberán cumplir los software ya están publicadas en el BOE y ha comenzado el plazo para que los productores se adapten a las nuevas condiciones y ofrezcan sólo programas certificados. Y para que los usuarios adquieran estos nuevos softwares».

En un principio, la Ley daba sólo hasta julio de 2025 para que todos los programas que tengan los autónomos estén adaptados a las condiciones de esta orden. No obstante, según confirmaron fuentes de la Agencia Tributaria, «pronto se va a hacer una modificación en la normativa para dar más plazo a los beneficiarios para adaptarse».

En cuanto a las novedades de esta orden, según apuntaron las mismas fuentes, «las condiciones que deben cumplir los programas son prácticamente las mismas que ya estaban publicados en el borrador. Lo único que ha cambiado es que para la nueva plataforma de facturas electrónicas de la Agencia Tributaria desaparece el límite de facturas-cualquier autónomo o empresa podrá usarla- y también se permitirá que la usen los apoderados».

Condiciones que deberán cumplir los programas de facturación que usan los autónomos para ser legales

La orden ministerial publicada este lunes ya recoge todas las condiciones que deberán cumplir los programas de facturación que utilizan los autónomos para considerarse certificados de cara a Hacienda. Todas estas condiciones se pueden consultar en este enlace.

Las condiciones generales que deberán cumplir los software para ser legales, que apenan se han modificado desde el anterior borrador, serán:

• Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
• Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
• También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de  creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos  registrados de forma clara y fiable.
• Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
• Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
•  En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

Además, entre otras cosas, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura. 
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria

La norma también incluye dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteran los registros de facturación una vez producidos. En primer lugar, el denominado ‘hash’ encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella.  En segundo, lugar la firma electrónica de los registros, que no es necesaria en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.

Por otro lado, también se desarrollan las condiciones respecto al conocido sistema Veri*factu, que deberán incluir todos los programas de facturación. Al parecer, según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria, habrá algunos programas que sólo permitan la opción de remitir automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, mientras que otros darán la opción de activar o desactivar esta funcionalidad. En cualquier caso, los negocios tendrán siempre la posibilidad de remitir o no estas facturas. Si lo hacen, su sistema será considerado «Veri*factu«, mientras que si no, sería considerado «No Veri*factu».

El plazo de adaptación podría alargarse hasta final de 2025 o principio de 2026

Una de las cuestiones que más preocupaban a los autónomos es que en la Ley antifraude estableció que todos ellos deberían adaptarse a la ley y tener un programa certificado antes de julio de 2025, siendo que hasta este lunes la normativa que recopila las condiciones de estos software todavía no estaba aprobada.

Si bien la orden ministerial no ha hecho ninguna referencia a los plazos de adaptación al nuevo reglamento para los programas de facturación, lo más seguro es que «pronto se realice una modificación de la normativa para dar más tiempo a los usuarios a cambiar sus software para que cumplan estos requisitos», explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario.

Esta ampliación podría hacer que los fabricantes de programas de facturación tengan hasta mediados de 2025 o más para que todos los programas que comercialicen estén adaptados a la orden ministerial y que los usuarios tengan hasta finales de 2025 o incluso principios de 2026 para actualizar o adquirir un software certificado.

De momento y a expensas de esta modificación, los plazos de adaptación a la orden ministerial que siguen vigentes son los siguientes:

• Nueve meses después de la aprobación del reglamento (que sería el próximo julio) para que todos los fabricantes tuvieran el nuevo certificado y cumplieran los requisitos para vender los programas de facturación
•  A partir de julio de 2025, todos los autónomos tendrían que haberse deshecho de los antiguos programas de facturación y contar con un software de facturación certificado para no exponerse a sanciones de hasta 50.000 euros.

Los autónomos deberán comprobar que el programa de facturación que utilicen esté certificado

La Agencia Tributaria recordó que tanto el autónomo como el desarrollador y comercializador del software tienen responsabilidad con la nueva normativa, pero las exigencias son distintas. «El que tiene que velar por que el programa cumpla con todos los requisitos marcados por la ley es el desarrollador y será él el que tenga que responder ante Hacienda si no se cumplieran».

En cuanto al autónomo, explicaron las mismas fuentes de la Administración Tributaria, si nos remitimos a la Ley General Tributaria se puede observar que se dice que «constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados».

Por tanto, de lo que se deberá preocupar el autónomo es de que el programa que «compre, en su momento, cuente con esa certificación, que no es estándar y que se deberá preocupar cada fabricante de desarrollar para dejar claro que su software cumple con todas las condiciones de la nueva orden», añadieron desde la Agencia Tributaria.

Sanciones de hasta 50.000 euros para los negocios que no cumplan los requisitos

La ley antifraude estableció por primera vez «la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros».

El apartado 21 del mismo artículo  aclara, entre otras cosas, que «se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados», en base a la orden ministerial que se acaba de publicar.